Guides for university DPOs, IT and procurement
In-depth guides on assessing digital tools in higher education, with every claim linked to its source.
Vendor assessment for universitiesThe full process: intake, risk triage, documents to request, DPAs, transfers, DPIAs, AI Act and renewal.HECVAT for European universitiesWhat HECVAT 4 is, where EU law asks for more, and a free 77-question European vendor questionnaire.ROPA template for universitiesArticle 30 explained, worked university examples and a free Word record of processing activities template.DPIA template for universitiesWhen a DPIA is required, what Article 35(7) demands, four university examples and a free Word template.Subject access requests at universitiesArticle 15 for students and staff: deadlines, ID checks, exam scripts, emails, research data and templates.Data breach response for universitiesGDPR Arts. 33-34 in practice: awareness, risk, notifying the DPA and students, vendor breaches, free kit.NIS2 and universitiesResearch, public administration and the education option, country status, supply chain and reporting.AI policy template for universitiesWhat a university AI policy must cover under GDPR and the amended AI Act, with example clauses and a Word template.EU-US Data Privacy FrameworkHow the DPF works, how to check a US vendor's certification, the Latombe appeal, reviews and SCC fallbacks.GDPR for researchers using AI and cloud toolsLegal bases, pseudonymisation, transcription, surveys, AI assistants and transfers, with a checklist.The EU AI Act for universitiesAI literacy, banned practices, high-risk education uses and the new December 2027 date, explained.TIA template for universitiesWhen a transfer impact assessment is needed, the six EDPB steps, two worked examples and a free Word template.AI tools European universities approve35 universities in 14 countries: which AI tools they provide, and the data rules attached to each.
In other languages
Databehandleraftale: skabelon og tjeklisteDansk · Artikel 28 punkt for punkt, Datatilsynets standardaftale, typiske mangler og gratis Word-skabelon.Fortegnelse over behandlingsaktiviteterDansk · Artikel 30 felt for felt, Datatilsynets krav, eksempler fra universiteter og gratis Word-skabelon.Contrato de encargado del tratamiento: modelo y checklistEspañol · Art. 28.3 RGPD punto por punto, LOPDGDD, LCSP, guía de la AEPD y modelo Word gratuito.Registro de actividades de tratamiento: modeloEspañol · Art. 30 RGPD, inventario público del art. 31 LOPDGDD, ejemplos y modelo Word gratuito.Henkilötietojen käsittelysopimus (suomi)Suomi · 28 artiklan vaatimukset, JYSE/JIT-ehdot, tarkistuslista ja ladattava Word-malli.Tietosuojaseloste ja tietosuojailmoitus (suomi)Suomi · 13 ja 14 artikla, tutkimuksen tietosuojailmoitus, esimerkit, yleiset virheet ja Word-malli.Contrat de sous-traitance RGPD : modèle et check-listFrançais · L’article 28 clause par clause, l’exemple de la CNIL, les clauses de la Commission et un modèle Word.Registre des activités de traitement : modèleFrançais · L’article 30, le modèle de la CNIL, des fiches d’exemple universitaires et un modèle Word.DPIA-model voor het hoger onderwijsNederlands · Wanneer een DPIA verplicht is, het Model DPIA Rijksdienst, SURF-DPIA's en een Word-sjabloon.Verwerkersovereenkomst: model en checklistNederlands · Art. 28 AVG punt voor punt, het SURF-model 4.0 en een gratis Word-model.Databehandleravtale: mal og sjekklisteNorsk bokmål · Hva art. 28 krever, underdatabehandlere, tredjeland, sjekkliste og gratis Word-mal.DPIA-mal: vurdering av personvernkonsekvenserNorsk bokmål · Når DPIA kreves, steg for steg, eksempler fra UH-sektoren og gratis Word-mal.Contrato de subcontratação RGPD: modelo e checklistPortuguês · Art. 28.º do RGPD ponto por ponto, cláusulas-tipo da Comissão e um modelo Word gratuito.Registo de atividades de tratamento: modeloPortuguês · Art. 30.º do RGPD, o modelo da CNPD, exemplos universitários e um modelo Word gratuito.Konsekvensbedömning (DPIA): mall och vägledningSvenska · När DPIA krävs, IMY:s nio kriterier, steg för steg, exempel från lärosäten och en Word-mall.Personuppgiftsbiträdesavtal: mall och checklistaSvenska · Vad ett PUB-avtal ska innehålla enligt artikel 28, vanliga brister och en Word-mall.Registerförteckning: mall för lärosätenSvenska · Vad artikel 30 kräver, exempel från lärosäten, vanliga misstag och en Word-mall.AI-riktlinjer vid svenska lärosätenSvenska · Så vägleder 18 lärosäten kring generativ AI och enkätforskning.