Privacidade dos utilizadores das bibliotecas e RGPD: autenticação, registos de proxy, pesquisa e análise de dados

Uma biblioteca universitária sabe o que os seus utilizadores requisitam, pesquisam e leem. Isso faz dos dados da biblioteca alguns dos dados mais sensíveis que uma universidade detém, mesmo quando parecem simples registos de sistema. Este guia explica que dados pessoais uma biblioteca trata, que fundamentos jurídicos se aplicam, como funcionam o proxy e a autenticação federada do ponto de vista da privacidade, o que os editores e fornecedores conseguem ver e durante quanto tempo as bibliotecas universitárias europeias conservam, na prática, os seus registos.

Publicado a 9 de outubro de 2026 · Fontes verificadas a 9 de outubro de 2026

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1. Que dados pessoais trata uma biblioteca universitária?

Uma biblioteca universitária trata dados de identificação e de conta de cada utilizador inscrito, dados de transações relativos a empréstimos, pedidos e taxas, e dados de registo dos sistemas que dão acesso aos recursos eletrónicos. Em conjunto, estes dados mostram quem leu o quê e quando. Se lhes juntarmos a reserva de salas, o chat, a videovigilância e as ferramentas de pesquisa com IA, uma biblioteca pode deter uma imagem pormenorizada da vida intelectual de cada utilizador.

As principais categorias são:

• Ficha do utilizador. Nome, número de identificação na universidade, endereço de correio eletrónico, grupo de utilizadores (estudante, trabalhador, externo), número do cartão e, por vezes, número de identificação nacional. A biblioteca da Universidade de Linköping, por exemplo, indica o nome, o número de identificação pessoal, o endereço de correio eletrónico e o LiU-ID no seu registo de leitores.
• Empréstimos, reservas e taxas. Empréstimos em curso, reservas, avisos de atraso e taxas. Manter ou não a ligação a uma pessoa depois da devolução é uma opção de conceção essencial (veja a secção 10).
• Empréstimo interbibliotecas e fornecimento de documentos. Formulários de pedido que identificam o requerente e o título, muitas vezes transmitidos a outra biblioteca ou a um fornecedor comercial.
• Listas de leituras. As listas de bibliografia das unidades curriculares ligam docentes, unidades curriculares e títulos, e alguns sistemas registam os cliques dos estudantes.
• Registos de autenticação e de proxy. Endereço IP, nome de utilizador ou identificador de sessão, hora e URL do artigo ou da base de dados. Estes registos são o registo mais direto do que uma pessoa leu.
• Registos de pesquisa do sistema de descoberta. Termos de pesquisa, pesquisas guardadas, favoritos e dados de cliques no catálogo da biblioteca ou no sistema de descoberta.
• Reserva de salas e de equipamentos. Quem reservou que sala e quando, muitas vezes num serviço de reservas de terceiros.
• Serviço de referência por chat e correio eletrónico. Perguntas em texto livre que podem revelar temas de investigação e circunstâncias pessoais.
• Videovigilância e controlo de acessos. Imagens e registos de entrada nos edifícios da biblioteca.
• Análise de dados web e de utilização. Estatísticas do sítio web, estatísticas de utilização dos editores e painéis de análise de dados da biblioteca.
• Assistentes de pesquisa com IA. Perguntas introduzidas em ferramentas como o Primo Research Assistant ou o Scopus AI, e o histórico das conversas.

Os endereços IP e os identificadores de sessão contam. O considerando 30 do RGPD explica que as pessoas singulares "podem ser associadas a identificadores por via eletrónica" fornecidos pelos seus aparelhos, referindo os endereços IP e os testemunhos de conexão (cookies), e que esses rastos podem ser usados para definir perfis. Um registo de proxy é, por isso, um conjunto de dados pessoais, mesmo que não contenha nomes.

2. Que fundamentos jurídicos se aplicam ao tratamento na biblioteca?

Numa universidade pública, o fundamento jurídico habitual para os serviços essenciais da biblioteca é o exercício de funções de interesse público, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea e), do RGPD, por vezes combinado com o contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)) para os empréstimos e com a obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)) para os registos contabilísticos. O consentimento é para as funcionalidades opcionais. Os interesses legítimos não estão disponíveis para as autoridades públicas na prossecução das suas atribuições.

Informações publicadas por bibliotecas mostram como isto funciona na prática:

• A Université Paris Cité indica, para a sua biblioteca digital, que o fundamento jurídico é "l’exécution d’une mission d'intérêt public (article 6.1.e du RGPD)" (o exercício de uma missão de interesse público).
• A biblioteca da Universidad Complutense de Madrid indica tanto o contrato (art. 6.1.b) como o interesse público (art. 6.1.e) para o seu serviço de empréstimo, de salas de leitura e de empréstimo interbibliotecas, remetendo para a lei espanhola das universidades.
• A biblioteca da Universidade de Linköping enquadra a relação com o leitor como um contrato de empréstimo, o que corresponde ao fundamento contratual.

O consentimento adequa-se a funcionalidades que o utilizador pode recusar sem perder o serviço, como guardar um histórico pessoal de leituras, pesquisas guardadas numa conta pessoal ou a personalização numa plataforma de um editor. Devido ao desequilíbrio entre uma universidade e os seus estudantes e trabalhadores, o consentimento é um fundamento fraco para tudo aquilo que o utilizador não pode evitar.

Categorias especiais de dados. O artigo 9.º, n.º 1, proíbe o tratamento de dados que revelem, entre outros, as opiniões políticas, as convicções religiosas, a saúde ou a orientação sexual, salvo se se aplicar uma exceção. Um registo de empréstimo ou um registo de proxy não é normalmente tratado com o objetivo de revelar esses aspetos. Análise do Validemic Ainda assim, um histórico de leituras pode revelá-los por inferência, o que é uma boa razão para tratar os registos da biblioteca como dados de elevada sensibilidade na AIPD e na classificação de segurança, e para os conservar apenas durante pouco tempo.

As regras nacionais de sigilo podem acrescentar proteção. Na Suécia, a biblioteca da Universidade de Linköping lembra aos utilizadores que os registos da biblioteca estão abrangidos pelo sigilo previsto no capítulo 40, secção 3, da lei sueca do acesso à informação pública e do sigilo (OSL). Verifique se o seu país tem uma disposição semelhante de sigilo das bibliotecas, porque afeta o que a biblioteca pode divulgar, por exemplo em resposta a um pedido de acesso a documentos administrativos.

O princípio da limitação da conservação, no artigo 5.º, n.º 1, alínea e), exige que os dados pessoais sejam "conservados de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados apenas durante o período necessário" para as finalidades do tratamento. Para os registos, é esta a regra que mais conta. A proteção de dados desde a conceção e por defeito (artigo 25.º) justifica configurar os sistemas para recolherem menos desde o início. Veja a nossa visão geral do RGPD para o texto destes artigos.

3. Porque é que a privacidade na biblioteca é uma questão de liberdade intelectual

A privacidade na biblioteca não é apenas uma questão de conformidade. A profissão bibliotecária encara a confidencialidade do que as pessoas leem como condição da livre investigação: se os utilizadores se sentirem observados, podem evitar certos temas. Este padrão ético é muitas vezes mais exigente do que o mínimo do RGPD, e dá às bibliotecas um argumento forte nas negociações com os fornecedores.

A IFLA Statement on Privacy in the Library Environment, aprovada pelo Conselho de Administração da IFLA em 14 de agosto de 2015, alerta para o facto de a recolha excessiva de dados poder ter "a chilling effect on society" (um efeito inibidor na sociedade). Recomenda que as bibliotecas "should reject electronic surveillance and any type of illegitimate monitoring" (rejeitem a vigilância eletrónica e qualquer tipo de controlo ilegítimo) e que "should take measures to limit collection of personal information about their users and the services that they use." (tomem medidas para limitar a recolha de informação pessoal sobre os seus utilizadores e os serviços que utilizam.) Observa ainda que as bibliotecas podem "refuse to acquire services that collect excessive data" (recusar adquirir serviços que recolham dados em excesso).

"The relationship between the library and the user is one of confidentiality." (A relação entre a biblioteca e o utilizador é uma relação de confidencialidade.)

Nos Estados Unidos, onde não existe RGPD, a American Library Association fixa expectativas semelhantes. A interpretação da ALA sobre a privacidade no âmbito da Library Bill of Rights, alterada pela última vez em 29 de junho de 2025, afirma que "confidentiality is essential for free inquiry" (a confidencialidade é essencial para a livre investigação) e que as bibliotecas "should only collect and store the PII required for specific, clearly disclosed purposes." (só devem recolher e guardar as informações pessoais identificáveis necessárias para finalidades específicas e claramente divulgadas.) As suas Library Privacy Guidelines for Vendors acrescentam: "User data should not be retained in perpetuity." (Os dados dos utilizadores não devem ser conservados indefinidamente.) Estes textos são uma comparação útil para as bibliotecas europeias que compram a fornecedores dos EUA: esses fornecedores conhecem estas expectativas.

Os NISO Consensus Principles on Users' Digital Privacy in Library, Publisher, and Software-Provider Systems (dezembro de 2015) foram redigidos em conjunto por bibliotecas, editores e fornecedores de software. Visam "balancing the expectations library users have regarding their intellectual freedoms and their privacy" (equilibrar as expectativas dos utilizadores das bibliotecas quanto às suas liberdades intelectuais e à sua privacidade), com princípios sobre a recolha e utilização de dados, a anonimização, a partilha de dados com terceiros e o apoio à utilização anónima. O Library Freedom Project, que se descreve como "a network of values-driven librarians working together to build information democracy" (uma rede de bibliotecários orientados por valores que trabalham em conjunto para construir a democracia da informação), dá formação prática em privacidade a bibliotecários.

4. Registos de proxy: o que registam o EZproxy e o OpenAthens?

Um servidor proxy como o EZproxy da OCLC situa-se entre o utilizador e o editor, pelo que os seus registos guardam cada pedido: endereço IP, hora, URL e, se configurado, o nome de utilizador. O OpenAthens funciona, em vez disso, como fornecedor de identidade e transmite atributos aos editores. Em ambos os casos, é a biblioteca que decide grande parte do que é registado, libertado e conservado, pelo que a configuração é uma decisão de proteção de dados.

EZproxy

A documentação da OCLC indica quatro tipos de registo. O registo principal, ezproxy.log, guarda o tráfego entre o EZproxy e os fornecedores de conteúdos, incluindo o endereço IP do utilizador, a hora do pedido, o URL pedido, o código de estado HTTP e os bytes transferidos. O formato predefinido é %h %l %u %t "%r" %s %b, em que %u é o "Username used to log into EZproxy if Option LogUser appears in config.txt" (nome de utilizador usado para entrar no EZproxy, se a opção LogUser constar do config.txt). Os registos de auditoria guardam as autenticações, as autenticações falhadas e os acessos bloqueados. Um registo SPU opcional guarda cada clique num URL de ponto de partida.

Pontos a verificar na sua configuração:

• Nomes de utilizador nos registos. Sem Option LogUser, o registo principal contém o IP e dados de sessão, e não nomes de utilizador. Decida se precisa dos nomes de utilizador para investigar abusos e, em caso afirmativo, durante quanto tempo.
• Conservação dos registos de auditoria. A OCLC indica que a diretiva AuditPurge tem por predefinição 7 dias, e também que "OCLC suggests increasing the AuditPurge time period to 180" (a OCLC sugere aumentar o período de AuditPurge para 180). Trata-se de uma sugestão de segurança, não de um requisito legal. Fixe um prazo que o seu EPD consiga justificar.
• EZproxy alojado. No EZproxy alojado pela OCLC, o registo de auditoria é conservado durante 180 dias e "The default retention period for all other logs is set to 400 days." (O prazo de conservação predefinido para todos os outros registos é de 400 dias.) A OCLC acrescenta que "The minimum log retention period can be adjusted to 180 days, while the maximum is 1830 days." (O prazo mínimo de conservação dos registos pode ser ajustado para 180 dias, e o máximo é de 1830 dias.) Os clientes do serviço alojado que pretendam menos de 180 dias devem colocar a questão à OCLC por escrito.
• EZproxy Analytics. A OCLC observa que "the data may contain usernames and/or IP addresses" (os dados podem conter nomes de utilizador e/ou endereços IP) e que os ficheiros de registo são replicados para uma instância de análise de dados alojada na AWS na mesma região. Se o ativar, registe-o como atividade de tratamento e verifique se o contrato de subcontratação o abrange.
• Identificadores pseudónimos. O EZproxy 7.1 "introduced an optional feature that releases pseudonymous identifiers to content providers" (introduziu uma funcionalidade opcional que liberta identificadores pseudónimos aos fornecedores de conteúdos), para que os editores possam comunicar utilizações abusivas através de um pseudónimo, sem que a biblioteca tenha de revelar quem é o utilizador.

Há bibliotecas que publicam o que registam. A biblioteca da Universidade de Oslo enumera o endereço IP, o URL do recurso, a data e a hora, os pormenores HTTP, o identificador de sessão do EZproxy e o "Username of your account at UiO" (nome de utilizador da sua conta na UiO), e afirma que "stores the following data about your web traffic for 6 months before it is deleted" (guarda os seguintes dados sobre o seu tráfego web durante 6 meses antes de serem apagados), em linha com as regras gerais da universidade para os registos de sistema e de segurança.

OpenAthens

O OpenAthens afirma que "acts as a data processor for customers who subscribe to the service" (atua como subcontratante para os clientes que subscrevem o serviço), pelo que a universidade é a responsável pelo tratamento e precisa de um contrato do artigo 28.º com o OpenAthens. A sua documentação indica que, por predefinição, é libertado a todos os fornecedores de serviços um Targeted ID, descrito como "A pseudonymous user identifier generated by the system" (um identificador pseudónimo do utilizador gerado pelo sistema), com um valor diferente para cada serviço. O Targeted ID está a ser substituído pelo atributo pairwise-id, que segundo o OpenAthens é "Only released by default for domains created after November 2023" (libertado por predefinição apenas para domínios criados depois de novembro de 2023). As bibliotecas podem alterar a política de libertação editor a editor, e é aí que o nome e o endereço de correio eletrónico começam por vezes a circular para funcionalidades de personalização. A página de privacidade do OpenAthens contém apenas uma declaração geral sobre a conservação, pelo que deve pedir por escrito os prazos de conservação dos registos de auditoria e de utilização.

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5. Autenticação federada: o que deve uma biblioteca libertar aos editores?

Na autenticação federada, o fornecedor de identidade da universidade envia atributos ao editor numa asserção SAML. A biblioteca e a informática podem decidir que atributos recebe cada editor. Para os conteúdos licenciados, a predefinição mais respeitadora da privacidade é uma afiliação com âmbito e, só se for necessário, um identificador pseudónimo por pares. Libertar um nome de utilizador estável ou um endereço de correio eletrónico permite ao editor associar a atividade a uma pessoa identificada.

eduGAIN, SeamlessAccess e as categorias de entidades

As federações nacionais de investigação e ensino (por exemplo a Feide na Noruega, usada pela Universidade Nord para a autenticação no EZproxy, e a UK Access Management Federation) ligam-se entre si através do eduGAIN. O sítio do eduGAIN descreve como este permite às federações "interconnect, so that participating institutions and services can collaborate without the need to establish individual bilateral connections." (interligarem-se, para que as instituições e serviços participantes possam colaborar sem necessidade de estabelecer ligações bilaterais individuais.) Em 9 de outubro de 2026, as suas estatísticas em tempo real indicavam 84 federações.

O SeamlessAccess é o botão "Access through your institution" (aceder através da sua instituição) presente em muitos sítios de editores. É gerido por uma coligação formada pelo GÉANT, pela Internet2, pela NISO e pela STM. A sua página de privacidade afirma que "runs its software locally in your browser and stores this information in browser local storage" (executa o seu software localmente no seu navegador e guarda esta informação no armazenamento local do navegador), ou seja, as últimas instituições escolhidas, e que não é guardado nenhum nome nem endereço de correio eletrónico. O botão ajuda o utilizador a encontrar a sua página de autenticação; a libertação de atributos continua a ser decidida pelo fornecedor de identidade.

As categorias de entidades da REFEDS dão um vocabulário comum para a libertação de atributos:

O REFEDS Data Protection Code of Conduct (v2, 28 de março de 2022) é uma categoria à parte para os fornecedores de serviços que se comprometem a cumprir regras baseadas no RGPD antes de receberem atributos. É uma prova útil, mas não substitui a sua própria avaliação.

Pairwise-id ou eduPersonPrincipalName

O eduPersonPrincipalName (ePPN) tem o aspeto de um endereço de correio eletrónico e é igual em todos os serviços, pelo que dois editores que o recebam podem correlacionar a atividade de um utilizador. O eduPersonTargetedID e o seu sucessor, o pairwise-id, dão a cada serviço um valor diferente para a mesma pessoa. A UK Access Management Federation considera que existe "very little personally identifying information carried by either eduPersonScopedAffiliation or eduPersonTargetedID" (muito pouca informação pessoal identificativa contida no eduPersonScopedAffiliation ou no eduPersonTargetedID), sendo por isso seguro libertá-los a qualquer serviço, mas acrescenta que "your organisation should do its own risk analysis in consultation with its data protection officer" (a sua organização deve fazer a sua própria análise de risco em consulta com o encarregado da proteção de dados).

Análise do Validemic Uma predefinição sensata para os editores é: afiliação com âmbito para todos, pairwise-id apenas para serviços que ofereçam funcionalidades pessoais, e nome ou endereço de correio eletrónico apenas após um pedido documentado do editor e uma decisão da biblioteca e do EPD. Reveja as políticas de libertação todos os anos, porque as exceções concedidas para uma funcionalidade tendem a ficar.

6. O que conseguem os editores ver? Rastreio de terceiros nas plataformas

Mesmo com atributos mínimos, os sítios web dos editores podem recolher dados através de cookies, scripts e impressões digitais do navegador (fingerprinting). Vários estudos encontraram rastreadores de publicidade e de análise de dados em grandes plataformas académicas. A biblioteca normalmente não controla diretamente o sítio web de um editor, pelo que a licença, o contrato de subcontratação e uma informação clara aos utilizadores são os principais instrumentos.

O estudo de Cody Hanson User Tracking on Academic Publisher Platforms (2019) analisou páginas de artigos em 15 plataformas de editores. Encontrou código da Google em 14 delas e a rede de publicidade DoubleClick da Google em 13, com páginas que carregavam em média 18 recursos de terceiros provenientes de 139 origens distintas. Concluiu que as declarações de privacidade das bibliotecas "do not accurately represent the current state of patron privacy in use of licensed resources" (não representam com rigor o estado atual da privacidade dos utilizadores na utilização de recursos licenciados) e que "publishers don’t need RA21 or even what we typically think of as PII to identify library users." (os editores não precisam do RA21, nem sequer daquilo que normalmente consideramos informação pessoal identificável, para identificar os utilizadores das bibliotecas.)

Em 2021, a Comissão para os Serviços Científicos de Bibliotecas e Sistemas de Informação da Fundação Alemã de Investigação (DFG AWBI) publicou o documento de reflexão Data tracking in research: aggregation and use or sale of usage data by academic publishers. Descreve o microdirecionamento, os dados de licitação publicitária (bidstream) e propostas de "spyware" para bibliotecas, e alerta para o facto de esse rastreio "can fundamentally contradict academic freedom and informational self-determination" (poder contrariar fundamentalmente a liberdade académica e a autodeterminação informacional). A DFG refere que as suas recomendações levaram a "a separate section on data protection and data tracking" (uma secção própria sobre proteção de dados e rastreio de dados) nos acordos alemães DEAL com grandes editores. É um modelo que outros consórcios podem seguir.

A SPARC, coligação norte-americana para a ciência aberta, escreveu em abril de 2021 que dois grandes fornecedores de bibliotecas "have been building sophisticated, global systems of surveillance" (têm vindo a construir sistemas globais e sofisticados de vigilância), e instou as bibliotecas a ponderar "a renewed focus on contractual terms (particularly privacy clauses)" (uma atenção renovada às condições contratuais, particularmente às cláusulas de privacidade). São posições de defesa de interesses; leia-as como razões para fazer perguntas, e não como conclusões sobre um contrato concreto.

O que uma biblioteca pode fazer:

1. Pedir a cada plataforma uma lista dos scripts e cookies de terceiros presentes nas páginas de conteúdo e saber se algum é usado para publicidade.
2. Incluir uma cláusula sobre proteção de dados e rastreio na licença ou no acordo de consórcio, como fizeram os acordos DEAL. Veja o nosso guia sobre licenças das bibliotecas, IA e prospeção de textos e dados para cláusulas de licenciamento.
3. Verificar se o editor atua como responsável pelo tratamento ou como subcontratante quanto aos dados de utilização. Na maioria das plataformas licenciadas, o editor é responsável pelo tratamento no seu próprio sítio web, pelo que um contrato do artigo 28.º não é o instrumento adequado; as cláusulas de proteção de dados na licença é que o são.
4. Dizer claramente aos utilizadores que os sítios dos editores têm as suas próprias políticas de privacidade e cookies, como recomenda a declaração da IFLA.

7. Registos de pesquisa e assistentes de investigação com IA

Os registos de pesquisa de um sistema de descoberta guardam o que as pessoas procuram, o que pode ser mais revelador do que aquilo que requisitam. Os assistentes de investigação com IA acrescentam uma nova camada: perguntas em texto livre e histórico de conversas, tratados por um prestador de modelos de linguagem. Pergunte aos fornecedores, separadamente, o que o fornecedor regista e o que o prestador do modelo conserva.

É possível uma conservação curta. A política de privacidade da biblioteca da Universidade de Erfurt para o seu portal de pesquisa Discovery afirma que os dados dos registos do servidor "is deleted regularly (after a period of 5 days)" (são apagados regularmente, ao fim de 5 dias) e que o fornecedor do resolvedor de ligações conserva os endereços IP nos registos do seu servidor web durante 7 dias. Os favoritos guardados e o histórico de pesquisa são conservados durante um ano após a última autenticação do utilizador.

Quanto aos assistentes de IA, os fornecedores descrevem as suas práticas de forma diferente:

• Primo Research Assistant (Ex Libris, parte da Clarivate). O Knowledge Center afirma que "Clarivate does not use your data to directly or indirectly train LLMs" (a Clarivate não usa os seus dados para treinar, direta ou indiretamente, LLM) e que "Neither your input nor the licensed content are stored by the LLM" (nem os dados que introduz nem o conteúdo licenciado são guardados pelo LLM). Não identifica o prestador do modelo nem indica durante quanto tempo a própria Clarivate conserva as perguntas. Peça ambas as informações.
• Scopus AI (Elsevier). A página do produto da Elsevier afirma que as conversas normais são "Stored indefinitely until your contract ends or customer/user request deletion" (guardadas por tempo indeterminado até ao fim do contrato ou até o cliente ou utilizador pedir o apagamento), enquanto as conversas temporárias são "Held for up to 30 days only." (conservadas durante até 30 dias apenas.) Afirma que existe um acordo para que nenhuma pergunta dos utilizadores seja guardada ou usada para treinar o ChatGPT. A nossa ficha do Scopus AI apresenta o resto da documentação da Elsevier.

Análise do Validemic Os registos de instruções (prompts) são um novo tipo de registo da biblioteca. Uma pergunta como "estudos sobre o tratamento da minha doença" revela mais do que uma expressão de pesquisa. Trate os registos de instruções como os registos de pesquisa: conservação curta, nenhuma utilização para treino, acesso limitado ao pessoal de suporte e informação clara aos utilizadores. Diga aos utilizadores que não colem nestas ferramentas dados pessoais de participantes em investigação. O nosso guia o RGPD e as ferramentas de IA na investigação trata o tema em mais pormenor.

8. Sistemas de gestão de bibliotecas e contratos com fornecedores

O sistema de gestão da biblioteca contém o registo de utilizadores e todas as transações, e a maioria destes sistemas é hoje alojada pelo fornecedor. O fornecedor é então subcontratante e a universidade precisa de um contrato do artigo 28.º, de uma lista de subcontratantes ulteriores e de definições de anonimização claras. Os sistemas de código aberto alojados por uma empresa de suporte precisam do mesmo contrato com a empresa de alojamento.

As perguntas frequentes do Alma referem também que este "conforms to FERPA guidelines" (cumpre as orientações da FERPA), uma lei dos EUA. Não se trata de uma declaração sobre o RGPD, pelo que deve basear-se no contrato de subcontratação assinado para as obrigações europeias. Para analisar o próprio contrato, o nosso verificador de contratos de subcontratação confronta-o com o artigo 28.º, n.º 3, e o gerador de questionários para fornecedores ajuda a fazer as perguntas certas aos fornecedores da biblioteca. O processo geral está descrito no nosso guia de avaliação de fornecedores.

9. Análise de dados da biblioteca e análise da aprendizagem

As bibliotecas combinam cada vez mais dados de empréstimos, de utilização de recursos eletrónicos e de utilização dos espaços para decisões sobre a coleção, e algumas universidades relacionam a utilização da biblioteca com o sucesso académico dos estudantes. As estatísticas agregadas levantam poucas questões. Ligar a utilização identificável da biblioteca aos resultados de cada estudante é definição de perfis e exige uma finalidade clara, um fundamento jurídico e, normalmente, uma AIPD.

A biblioteca da Universidade de Reading mostra um padrão comum: os dados pessoais são apagados quando termina a inscrição, enquanto "Transaction data for Students are anonymised and kept indefinitely." (os dados de transações dos estudantes são anonimizados e conservados por tempo indeterminado.) As estatísticas pseudonimizadas do Koha e as tarefas de anonimização do Alma suportam a mesma abordagem. Verifique se a anonimização é real: um registo de empréstimo sem o leitor, mas com um departamento, uma data e um título pouco comuns, pode continuar a apontar para uma pessoa.

Se a biblioteca fornecer dados a um programa de análise da aprendizagem, aplicam-se as regras do nosso guia sobre análise da aprendizagem e RGPD: limitação das finalidades, transparência, direito de oposição no caso das funções de interesse público e as regras do Regulamento da IA para a IA que avalia resultados de aprendizagem, aplicáveis a partir de 2 de dezembro de 2027. Análise do Validemic Os dados de leitura são um dado de entrada sensível para a análise de dados, porque refletem aquilo que desperta a curiosidade dos estudantes, e não apenas o seu desempenho. Muitas bibliotecas optarão por fornecer apenas dados agregados.

10. Durante quanto tempo as bibliotecas universitárias conservam, na prática, os dados?

As informações sobre privacidade publicadas por bibliotecas universitárias europeias mostram que prazos curtos são exequíveis: ligação ao empréstimo apagada na devolução, registos de proxy conservados de 90 dias a seis meses, chat e videovigilância apagados ao fim de cerca de 30 dias. A tabela abaixo cita informações lidas em 9 de outubro de 2026. Os prazos são uma escolha de cada instituição, não requisitos legais.

Destacam-se dois padrões. Primeiro, apagar a ligação entre a pessoa e o empréstimo no momento da devolução é prática comum em vários países e raramente causa problemas práticos, porque os registos de atrasos e de taxas são conservados até à sua regularização. Segundo, a diferença entre os prazos do empréstimo interbibliotecas (30 dias no Sul da Dinamarca, dois anos na Åbo Akademi, sete anos em Reading) mostra que algumas bibliotecas associam o empréstimo interbibliotecas a registos financeiros ou contratuais. Se conservar esses dados durante mais tempo, registe o motivo. O nosso guia sobre tabelas de prazos de conservação explica como documentar estas decisões.

11. Sistema a sistema: dados típicos, conservação e pontos contratuais

Análise do Validemic As sugestões abaixo são pontos de partida baseados na prática publicada acima. Ajuste-as ao seu direito nacional, à sua política de segurança e às suas próprias finalidades, e registe os motivos na sua tabela de prazos de conservação.

12. Lista de verificação para a biblioteca e o EPD

Fontes

1. Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), artigos 5.º, 6.º, 9.º, 25.º e 28.º e considerando 30 (consultado em 9 de outubro de 2026).
2. IFLA Statement on Privacy in the Library Environment, aprovada em 14 de agosto de 2015 (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
3. IFLA Code of Ethics for Librarians and other Information Workers (versão longa), agosto de 2012 (consultado em 9 de outubro de 2026).
4. ALA: Privacy, an Interpretation of the Library Bill of Rights, alterada em 29 de junho de 2025 (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
5. ALA: Library Privacy Guidelines for Vendors, revistas em 26 de janeiro de 2020 (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
6. NISO Consensus Principles on Users' Digital Privacy in Library, Publisher, and Software-Provider Systems, 10 de dezembro de 2015 (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
7. Library Freedom Project (consultado em 9 de outubro de 2026).
8. OCLC: EZproxy log files overview e diretiva LogFormat (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
9. OCLC: How long are the logs kept for Hosted EZproxy (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
10. OCLC: EZproxy Analytics privacy considerations (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
11. OCLC: EZproxy pseudonymous identifier administration (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
12. OpenAthens: Privacy e About released attributes (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
13. SeamlessAccess: Privacy and Trust e About (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
14. eduGAIN: What is eduGAIN (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
15. Categorias de entidades da REFEDS: Anonymous Access, Pseudonymous Access, Personalized Access, Research and Scholarship e Data Protection Code of Conduct v2 (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
16. UK Access Management Federation: libertação de atributos (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
17. Cody Hanson, User Tracking on Academic Publisher Platforms, 2019 (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
18. DFG: Data tracking in research e o documento de reflexão da AWBI (versão inglesa), 2021 (consultado em 9 de outubro de 2026).
19. SPARC: Addressing the Alarming Systems of Surveillance Built By Library Vendors, 9 de abril de 2021 (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
20. Ex Libris: GDPR e Alma FAQ: Security and Privacy (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
21. Ex Libris Knowledge Center: Primo Research Assistant (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
22. Elsevier: página do produto Scopus AI (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
23. Documentação do FOLIO: Settings, Circulation (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
24. OCLC: GDPR, partnering with customers (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
25. Manual do Koha: cron jobs (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
26. Biblioteca da Universidade de Oslo: privacy policy (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
27. Universidade Nord: Privacy notices for the University Library (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
28. UiT, Universidade Ártica da Noruega: The University Library's Privacy Policy (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
29. Universidade de Bergen: Privacy at the library (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
30. Universidade Radboud: University Library Privacy Statement (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
31. Biblioteca da Universidade do Sul da Dinamarca: Policy for protection of personal data (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
32. Biblioteca da Universidade de Linköping: Bibliotekets låneregler (em sueco, consultado em 9 de outubro de 2026).
33. Universidade de Música de Würzburg: declaração de proteção de dados da biblioteca (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
34. Biblioteca da Universidade de Erfurt: Privacy policy, search portal Discovery (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
35. Université Paris Cité: Données personnelles, gestion de la bibliothèque numérique (em francês, consultado em 9 de outubro de 2026).
36. Universidad Complutense de Madrid: registo de atividade de tratamento, Biblioteca (BUC) (em espanhol, consultado em 9 de outubro de 2026).
37. Universidade Åbo Akademi: Interlibrary Loan Requests privacy notice (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
38. Arcada: Library register of borrowers (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
39. Biblioteca da Universidade de Reading: Data retention policy (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).
40. Wolfson College, Cambridge: Data Privacy Notice for Library Users (em inglês, consultado em 9 de outubro de 2026).

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Fontes verificadas em 9 de outubro de 2026. Lemos nessa data cada informação de bibliotecas universitárias, documento de fornecedor e declaração profissional acima indicados, e citamos apenas excertos curtos na sua redação original, acompanhados de uma tradução nossa entre parênteses, que não deve ser lida como citação textual. Os prazos de conservação são os publicados por cada instituição e podem mudar; são exemplos, não requisitos legais. A nossa própria interpretação, incluindo as sugestões de conservação da secção 11, está assinalada como análise do Validemic. As descrições dos fornecedores resumem documentação pública e não são afirmações de que um produto cumpre ou não cumpre o RGPD, o que depende do seu contrato, da sua configuração e da sua utilização. Esta página contém informação geral e não constitui aconselhamento jurídico. Se detetar um erro, ou se a sua biblioteca publicar prazos de conservação que gostaria de ver incluídos, contacte-nos e corrigiremos ou acrescentaremos a informação.